Universiteti i Tiranës
@unitir.edu.al. Adresat personale nuk pranohen për procese zyrtare.
1. Manuali i Përdorimit të Postës Elektronike të UT
1.1. Aktivizimi dhe hyrja
- Hapi 1: Hyni në portalin e Microsoft 365: https://portal.office.com
ose https://outlook.office.com me adresën institucionale @unitir.edu.al dhe fjalëkalimin që keni marrë nga IT. - Aktivizoni MFA (Multi‑Factor Authentication) duke shtuar aplikacionin Microsoft Authenticator ose SMS.
- Hapi 2: Sistemi do të ju kërkojë të përcaktoni “More information required” — klikoni “Next”.
Microsoft Suppor +1 - Hapi 3: Zgjidhni metodën kryesore të autentikimit dytësorë (rekomandohet aplikacioni Microsoft Authenticator ose sms):
- Metoda me anë të app Shkarkoni aplikacionin në telefonin tuaj (App Store / Google Play)
Microsoft Support+1 - Në portal do të shfaqet QR-kodë që me telefonin tuaj është skanuar për të lidhur llogarinë.
- Hapi 4: Konfirmoni se metoda është instaluar dhe identifikuar suksesshëm.
- Hapi 5: Në hyrje të ardhshme, pasi futeni me fjalëkalim, do të merrni kërkesë për kodin ose aprovimin nga aplikacioni Authenticator — kjo është MFA në veprim.
- Hyni në postë nga: https://outlook.office.com ose aplikacioni Outlook (desktop/mobile).
1.2. Përdorimi i sigurt
- Verifikoni adresën e dërguesit dhe linkët (paralajmërim ndaj phishing).
- Përdorni MFA gjithmonë; mos ndani kode verifikimi.
- Mos dërgoni të dhëna personale/konfidenciale pa enkriptim.
- Pastroni spam-in; raportoni abuzimet te IT.
- Ruani mesazhet zyrtare sipas politikave të arkivimit.
1.3. Etika & komunikimi profesional
- Përdorni gjuhë të qartë, korrekte dhe të sjellshme.
- Përdorni subject përshkrues dhe nënshkrim zyrtar.
- Bëni Reply‑All vetëm kur është e domosdoshme.
- Aktivizoni Out of Office për mungesa.
1. Gjatë formatimit të postës elektronike zyrtare (e-mail) duhet të zbatohen rregullat gjuhësore dhe të komunikimit dhe etikës në adminisraten publike, si:
- a) të përpilohen në mënyrë formale dhe të mos përdoren komente konfidenciale, pasi mesazhet mund të publikohen për nevoja administrative apo të përdoren si prova gjyqësore;
- b) të formulohen duke përdorur rregullat gramatikore dhe të evitohen keqkuptimet;
- c) të përmbajnë formatim të pranueshëm të tekstit;
- d) të jenë në përputhje me etikën në administratën publike;
- e) të mos bashkengjiten skedare te panevojshem;
- f) të përmbajnë në fund një shënim me emrin dhe kontaktet e personit;
- g) të vendoset, kur është rasti, në cc drejtuesi i punonjësit që dergon mesazhin elektronik;
- gj) të jenë të formuluar brenda rregullave të etikës në administratën publike;
2. Përdorimi i tyre nuk kufizohet vetëm në dërgimin e mesazheve të thjeshtë në formë teksti, por edhe në dërgimin e skedarëve të formateve të ndryshëm me kapacitete të limituara.
3. Mesazhet elektronike mund të ruhen dhe printohen për arsye administrative ose gjyqësore. Për dokumentat zyrtare që kërkojnë plotësim të afateve, koha e dërgimit të tyre të jetë orari zyrtar i ditës së punës.
4. Institucioni ndalon çdo formë diskriminimi bazuar në moshe, race, gjini, aftesi fizike apo mendore, burimet e të ardhurave, besimit fetar apo përkatësia politike duke përdorur shërbimet e TIK.
5. Punonjësit duhet të përdorin posten elektronike dhe sherbimin e internetit të institucionit, vetëm për qëllim të përmbushjes së detyrave të ngarkuara nga punëdhënësi. Është e ndaluar përdorimi i adresës së postës elektronike zyrtare për qëllime private.
6. Adresa zyrtare e postës elektronike dhe mesazhet elektronike, nuk janë pronë individuale e personelit të UT-së.
7. Universiteti i Tiranës, trajton dhe vlerëson të gjithë informacionin elektronik, sipas procedurave përkatëse për sigurimin, ruajtjen si dhe shkatërrimin tij, në zbatim të dispozitave të parashikuara në legjislacionin për arkivat.
8. Të dhënat personale do të ketë të njëjtin kuptim, me atë të parashikuar në legjislacionin për mbrojtjen e të dhënave personale. Adresa zyrtare e postës elektronike nuk konsiderohet e dhënë personale, por në përmbajtje të saj mund të ketë të dhëna personale.
9. Të respektojnë procedurat për përdorimin korrekt të postës elektronike.
10. Komunikimi me anë të postës elektronike me domain name @unitir.edu.al, apo formave alternative të vendosur në dispozicion nga Universiteti i Tiranës bëhet referuar legjislacionit për arsimin e lartë, Statutit të UT, Rregullores si dhe Kodit të Etikës në UT. Çdo veprim ose mosveprim në kundërshtim me këto akte në rast se nuk përbën vepër penale, ndershkohet me masa disiplinore, sipas përcaktimeve në legjislacionin në fuqi.
1.4. Shembull nënshkrimi zyrtar
<strong>Emër Mbiemër</strong> | Titulli Akademik Njësia / Fakulteti, Universiteti i Tiranës 📧 emri.mbiemri@unitir.edu.al | ☎ +355 xx xxx xxxx 📍 Bulevardi “Dëshmorët e Kombit”, Tiranë — <small>Ky komunikim mund të përmbajë informacion të mbrojtur. Nëse nuk jeni marrësi i synuar, ju lutemi njoftoni dërguesin dhe fshini mesazhin.</small>
2. Kuadri Ligjor dhe Rregulloret Institucionale
Ky seksion përcakton bazën ligjore dhe dokumentet rregullative që qeverisin përdorimin e postës elektronike institucionale në UT.
2.1. Bazë ligjore
- Ligji nr. 80/2015 “Për Arsimin e Lartë dhe Kërkimin Shkencor”.
- Statuti i UT-ës, neni 86.
- Rregullorja e Universitetit të Tiranës, Neni 99, 100, 101, 102.
- Rregullore e brendshme e punës, Neni 34,35.
- Urdhrat/Rregulloret e Rektorit për komunikimin zyrtar përmes @unitir.edu.al.
- Ligj Nr.9887, datë 10.3.2008 për mbrojtien e të dhënave personale
2.2. Standardet & rekomandimet e BE
- Politikat e ruajtjes/arkivimit të komunikimeve elektronike (records management).
Të drejtat dhe detyrimet e njësisë së Teknologjisë së Informacionit (TI)
në administratën e Universitetit të Tiranës
1. Punonjësit e TI-së në administratën e Universitetit kanë detyrë dhe përgjegjësi:
- a) për zgjidhjen e problemeve teknike në raste anomalishë apo defektesh. Në rastet e ofrimit të shërbimit nga strukturat përkatëse të Rektoratit të UT-së, përgjigjen për vënien në dijeni të tyre me anë të e-mail-it zyrtar dhe bashkëpunim në zgjidhjen e problemeve;
- b) për sigurimin e madhësisë së skedarëve që mund t’i bashkëngjiten mesazheve të postës, të cilët së bashku me përmbajtjen e e-mail-it nuk duhet të jenë më të mëdhenj se 10MB;
- c) për sigurimin e standardit të konfigurimit të adresës elektronike;
- d) për hapjen e të gjithë “Domain Name” me shkurtime të emrit të institucionit të tyre ose akronime;
- e) për instalimin dhe përditësimin e programeve “antivirus” dhe “antispyware”, si në servera ashtu edhe në kompjuterët lokalë të personelit të UT-së. Në këtë drejtim është e detyrueshme që përdoruesve të mos u jepen të drejta për ndryshimin e opsioneve të këtyre programeve;
- f) për krijimin, modifikimin dhe shkatërrimin e list adresave sipas nevojave që dikton institucioni në përputhje me legjislacionin në fuqi;
2. Në rastet kur vërehen përdorues që nuk zbatojnë rregulloret mbi përdorimin e shërbimeve, atëherë duhen marrë masa për ndërprerjen e përkohshme dhe/ose të përhershme të shërbimit.
1. Përdoruesit e sistemit kompjuterik, pjesë e personelit akademik, ndihmësaakademik dhe administrativ, si dhe studentët, kanë detyrë dhe përgjegjësi:
- a) të respektojnë procedurat për përdorimin e mirë të postës elektronike duke e përdorur atë vetëm dhe ekskluzivisht për qëllime të punës;
- b) të mos lejojnë instalimin apo përdorimin e paautorizuar të softeve të komunikimit (direkt apo me e-mail);
- c) të mos përdorin programe të komunikimit (direkt ose me e-mail) për arsye personale, përfitimi dhe diskriminimi;
- ç) të mos përdorin të paautorizuar softuerë për komunikim direkt ose vetëm pasi të keshillohen rreth funksionimit të tij dhe t’u caktohet nga një adresë identifikuese individuale;
- d) të mos çaktivizojnë apo alternojnë sistemet antivirus të instaluara në kompjuterët e Institucionit, kur janë të paautorizuar;
- dh) të mos hapin mesazhe elektronike që u duken të dyshimtë dhe/ose që vijnë nga adresa të jashtme të panjohura;
- e) të mos heph materialet e bashkëngjitur me mesazhin që nuk presin t’i marrin ose që vijnë nga adresa të panjohura, jozyrtare, të internetit dhe/ose të dyshimta;
- ë) të mos aktivizojnë opsionet që mundësojnë përhapjen e e-mail-it në mënyre automatike në rastet kur përdoren programe për menaxhimin e postës elektronike (MAIL CLIENT);
- f) të mos dërgojë mesazhe zinxhir por t’i fshijnë ato në rastet kur vijnë nga adresa të jashtme apo nga adresa zyrtare pornuk kanë përmbajtje që lidhet me punën;
- g) të mos përpigen të eliminojnë mesazhe “spam” ose “malëare” nëpërmjet shërbimeve që ofrohen në internet. Në këto raste duhet kërkuar ndihma e personelitteknik;
- gj) të mos ridërgojnë mesazhe që përmbajnë spam, malëare, në adresa të tjera zyrtare;
- a) të dërgojnë ose ridërgojnë mesazhe (qofshin këto zyrtare ose private) që i kanë marre gabimisht tek personate adresuar ose tek dërguesi;
- b) të aksesojnë rregullisht postën elektronike dhe t’i përgjigjen mesazheve sa më shpejt. Në raste të veçanta kur nevojitet akses në shërbime të tjera shtesë duhet kërkuar asistenca e stafit të IT.
2. Në rastet kur vërehen përdorues që nuk zbatojnë rregulloret mbi përdorimin e shërbimeve, atëherë duhen marrë masa për ndërprerjen e përkohshme dhe/ose të përhershme të shërbimit.
3. Detyrimi i Përdorimit të Postës Zyrtare
- Me qëllim sigurimin e komunikimit zyrtar, midis organeve drejtuese të çdo niveli, midis personelit akademik, ndihmësakademik dhe administrativ me studentët, Universiteti krijon dhe mirëmban postën elektronike.
- Në zbatim të kësaj dispozite, secili anëtar i personelit akademik, ndihmësakademik dhe administrativ, si dhe çdo student pajiset me një adresë të tillë.
- Posta elektronike përdoret si mjet i komunikimit zyrtar dhe çdo informacion i shpërndarë nëpërmjet saj konsiderohet se është marrë nga ana e personelit të Universitetit të Tiranës.
- Përdorimi i postës elektronike zyrtare në çdo rast duhet të respektojë kërkesat e legjislacionit për mbrojtjen e të dhënave personale.
- Adresat personale (p.sh. Gmail, Yahoo) nuk pranohen për komunikim akademik dhe administrativ.
- Komunikimet e rektoratit, fakulteteve, sekretarive dhe shërbimeve IT dërgohen/pritën vetëm nga @unitir.edu.al.
- Studentët përdorin adresën institucionale për dorëzime, komunikime, platforma mësimore dhe kërkimore.
4. Rekomandime për Përdoruesit (Best Practices)
4.1. Siguria & privatësia
- Njoftoni menjëherë IT për dyshime phishing ose komprometim llogarie.
- Përdorni fjalëkalime të forta (≥8 karaktere) dhe mos i ripërdorni.
- Aktivizoni enkriptimin kur dërgoni të dhëna personale/sensitive.
- Kontrolloni listat e marrësve para dërgimit (minimizim i ekspozimit të të dhënave).
4.2. Efikasiteti i komunikimit
- Subjekt i qartë; përmbajtje e shkurtër & e strukturuar.
- Përdorni etiketa/foldera për organizim; arkivoni mesazhet e mbyllura.
- Shmangni “Reply‑All” të panevojshëm.
- Përdorni “Out of Office” me kontakte alternative.
5. Dokumente të Shkarkueshme
Vendosni lidhjet drejt dokumenteve zyrtare (PDF/DOCX) pasi të ngarkohen në serverin e UT.
6. Pyetje të Shpeshta
Nuk mund të hyj në llogari. Çfarë bëj?
Kontaktoni Helpdesk-in e IT për rivendosje fjalëkalimi. Verifikoni nëse MFA është aktiv. Provoni hyrje nga https://outlook.office.com.
Si të aktivizoj MFA?
Hyni në https://mysignins.microsoft.com → Security info → shtoni Microsoft Authenticator ose SMS si faktor dysh.
A mund të përdor email personal për komunikime zyrtare?
Jo. Për proceset zyrtare akademike dhe kërkimore përdoret vetëm adresa @unitir.edu.al.
7. Mbështetja Teknike & Kontaktet
Ju lutem kontaktoni Sektorin e IT për çështje të aksesit, MFA, phishing, arkivim dhe politika sigurie.
- Fakulteti i Drejtësisë 📧 lirim.korbi@unitir.edu.al
📍 Fakulteti i Drejtësisë, Rruga “Milito Tutulani”, Tiranë
- Fakulteti i Ekonomisë 📧 denis.kasaj@unitir.edu.al
📍 Fakulteti i Ekonomisë, Rruga “Arben Broci”, Tiranë Tiranë
- Fakulteti i Historisë dhe i Filologjisë 📧 enkelejda.cifliku@unitir.edu.al
📍 Fakulteti i Historisë, Rruga e Elbasanit, Tiranë
- Fakulteti i Gjuhëve të Huaja 📧 dejan.kushta@unitir.edu.al
📍 Fakulteti i Gjuhëve të Huaja, Rruga e Elbasanit, Tiranë
- Fakulteti i Shkencave të Natyrës 📧 endri.zjarri@unitir.edu.al
📍 Fakulteti i Shkencave të Natyrës, Bulevardi “Zogu I”, Tiranë
- Fakulteti i Shkencave Sociale 📧 stefani.mici@unitir.edu.al
📍 Fakulteti i Shkencave Sociale, Bulevardi “Gjergj Fishta”, Tiranë
- Instituti i Studieve Evropiane 📧 fatjon.mecaj@unitir.edu.al
📍Instituti i Studimeve Evropiane, Rruga e Elbaasanit Tiranë
- Filiali i UT-ës, Sarandë 📧 marjan.kulla@unitir.edu.al
📍Filiali i UT-ës, Sarandë, Rruga “Studenti” Lagjia Nr 3 Sarandë
- Rektorati i Universitetit të Tiranës 📧 juxhin.caushi@unitir.edu.al
- Rektorati i Universitetit të Tiranës 📧 gerald.koci@unitir.edu.al
📍Rektorati, Bulevardi “Dëshmorët e Kombit”, Sheshi “Nënë Tereza” Tiranë